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Personalakten jetzt digital. Die Einführung eines Tools für die Personalabteilung.

Hallo, ich bin Martin, ehemaliger Azubi zum Fachinformatiker für Systemintegration bei der Actemium Cegelec GmbH. Gegen Anfang meines 3. Ausbildungsjahres wurde mir die Möglichkeit geboten, an der Einführung eines Programms für die Personalabteilung teilzunehmen.

Das Programm heißt Enaio und ist ein Tool zur Verwaltung von Personalakten und den zugehörigen Dokumenten. Eine sogenannte Enterprise Content Management-Software (ECM). Diese soll Informationen und Dokumente schnell und sicher finden, transparent verwalten, sie gezielt verteilen und revisionssicher archivieren. Es soll durch die Personalabteilung genutzt werden, um die Arbeit mit Personalakten zu vereinfachen und diese in digitalisierter Form zur Verfügung stellen. Dadurch soll eine unternehmensübergreifende Verwaltung durch die einzelnen Gesellschaften vereinfacht werden.

Damit ich einen Einblick und ein Verständnis für die Nutzung des Programmes bekommen konnte, wurde ich auf eine Schulung entsendet. Diese fand in Berlin direkt beim Hersteller statt. In der mehrtägigen Schulung lernte ich nicht nur die Anwender-Seite kennen, sondern auch was sich dahinter verbirgt, um das Programm überhaupt im eigenen Unternehmen einsetzen zu können und welche Möglichkeiten es bietet.

Nach der Schulung begannen meine Arbeiten an dem Projekt, von denen ich hier einige kurz aufzählen möchte.

Zu meinen Aufgaben bei diesem Projekt gehörten unter anderem das Abbilden der Struktur der VED-I und die Zuweisung aller Kostenstellen aus dem SAP. Des Weiteren habe ich die Software für die Personalabteilung bereitgestellt und installiert. Damit der Zugriff für die Personalabteilung möglich wurde sind die Anmeldekonten angelegt und die Berechtigungen für die einzelnen Personen erstellt bzw. verteilt worden. Somit wurde der Zugriff auf die Akten den entsprechenden Sachbearbeiter/in zugewiesen.

Folglich mussten natürlich zunächst einmal alle Dokumente digitalisiert werden. Dies geschah in mehreren Schritten und wurde dann den einzelnen Personen zugeordnet. Für die Zukunft sind natürlich noch weitere Funktionen geplant, die in dem Programm abgebildet werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel automatisierte Abläufe, um die Arbeit unter den Mitgliedern der Personalabteilung zu erleichtern.

Das Projekt hat mir sehr viel Spaß bereitet. Der Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen war eine interessante Erfahrung für mich als Azubi. Zum Abschluss kann ich sagen, dass ich mich freue als Azubi die Möglichkeit erhalten zu haben sich in ein solches Projekt einzubringen.

Martin

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Zwei Ausbildungsberufe im Vergleich

Mit dem Beginn einer dualen Berufsausbildung bei Actemium stehen einem alle Türen offen, denn sie verspricht praxisnahes lernen und für viele einen schnellen Einstieg in das Berufsleben. Nichtsdestotrotz sollte die Wahl des Ausbildungsberufs gut durchdacht sein, denn sie begleitet einen über mehrere Jahre hinweg und legt den Grundstein für die zukünftige Berufslaufbahn. Da sich aber manche Ausbildungsberufe inhaltlich nur minimal voneinander unterscheiden, gestaltet sich die Entscheidung oftmals schwierig. Um euch diese zu erleichtern, geht es in diesem Beitrag um die Unterschiede der zwei Ausbildungsberufe Industriekaufmann/-frau und Bürokaufmann/-frau, in denen wir, Leon und Annabell, zurzeit bei Actemium ausgebildet werden.

 

Der
Ausbildungsberuf Industriekaufmann/-frau

Eine Ausbildung zum Industriekaufmann/-frau bei Actemium ist alles andere als eintönig, und wer Angst hat ausschließlich monotone Büroarbeit zu verrichten, kann beruhigt sein. Während der Praxisphase durchläuft man eine Vielzahl interessanter Abteilungen, in denen man immer wieder aufs Neue gefordert wird. Je nach Abteilung sind telefonische Verhandlungen mit Lieferanten oder die finanzielle Betreuung eines Projekts Teil des Berufsalltags und gute Englischkenntnisse sind quasi ein Muss für jeden Industriekaufmann. Neben Einblicken in die Personalabteilung als auch in den Einkauf, lernt man wie man sich und seine Arbeit strukturiert und organisiert sowie die wirtschaftlichen Grundlagen des internen und externen Rechnungswesens.

Hat man gerade keine Praxisphase, befindet man sich in der Berufsschule und wird auf die IHK-Abschlussprüfung vorbereitet. Hier durchläuft man mehrere interessante Lernfelder, welche sich vom Erfassen und Dokumentieren von Wertströmen über die Personalwirtschaft bis hin zum Erstellen eine Unternehmensstrategie erstrecken. Man lernt Investitions- und Finanzierungsprozesse zu planen und umzusetzen, verschiedene Verhandlungsstrategien, um möglichst wirtschaftlich einzukaufen, wie man einen Jahresabschluss durchführt und vieles mehr.

Ist die duale Berufsausbildung abgeschlossen stehen einem alle Türen offen. Hat man sich gut in das Team integriert und entsprechende Leistungen erbracht kann man übernommen werden und sofort ins Berufsleben eintauchen. Du hast also die mittlere Reife erreicht, kannst gut mit Zahlen und bist ein wahres Organisationstalent? Dann scheint eine Ausbildung zum Industriekaufmann bei Actemium genau das richtige für dich zu sein..

Der
Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement

Ist man einmal als
Kauffrau/-mann für Büromanagement ausgebildet, hat man den ersten Grundstein
für eine erfolgreiche Berufslaufbahn gelegt und dir stehen alle Wege offen.
Denn in welchen heutigen Unternehmen gibt es keine Büroarbeitsplätze? Als
Voraussetzung für die Ausbildung ist eine gute Mittlere Reife gewünscht und
dann kann es schon losgehen.

Actemium wird dir eine weite
Brandbreite an Einblicken in die Berufswelt und die zu lernenden Themen und
Fähigkeiten geben können. Aufgrund der Größe unseres Unternehmens und der guten
Kommunikation ist es den Azubis möglich durch die verschiedenen Abteilungen
unseres Unternehmens zu
rotieren. In der Personalabteilung, Entgeltabrechnung, Finanzbuchhaltung und
unserem Einkauf wirst du arbeiten und lernen können.

Vor allem wirst du einen Großteil deiner Ausbildung in
unserer firmeneigenen Akademie verbringen, da in diesem Fachbereich besonders
deine organisatorischen Fähigkeiten gefördert werden. Die Ausbildung
geht in der Regel drei Jahre. Die zu lernenden Themen werden über eine
Berufsschule und den Betrieb abgedeckt. Bei guter Führung können Azubis ihre
Ausbildung auf 2-2 1/5 Jahre verkürzen.

Zur Prüfung stehen den Azubis
weiter Wahlqualifikationen zur Auswahl. Für eine, von der IHK gestellten
Wahlqualifikationen, entscheidest du dich vor dem Beginn deiner Ausbildung. Für
mich habe ich die Wahlqualifikation „Assistenz
und Sekretariat“ ausgewählt, da mich dieser Arbeitsbereich besonders
interessiert und ich mich gerne dahin entwickeln möchte.

Annabell & Leon

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Auszubildende, Bewerbungstipps, Duales Studium, Einstieg, Karriere, technische Ausbildung, Unsere Beiträge

Unser Bewerbungsprozess

Bist du gerade dabei, dich für eine Ausbildung oder ein duales Studium zu bewerben und kannst noch gar nicht richtig einschätzen, was dich erwartet und mit was du zu rechnen hast? Verständlich, uns ging es nämlich genauso! Deshalb haben wir gemeinsam quer durch alle Ausbildungsberufe bei uns überlegt, wie denn unser Bewerbungsprozess eigentlich ablief. Dabei haben wir gemerkt, dass es zwar kleine Unterschiede gab, der Ablauf sich aber sehr ähnelt. Allzu lange wird man nach der Bewerbung also nicht auf die Folter gespannt und kann schon vor dem Ausbildungsbeginn wertvolle Einblicke erhalten und die Ausbilder kennenlernen!

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Karriere

Jobmessen

Unser Messeteam nimmt jährlich an ca. 30 Messen in ganz Deutschland teil. Für uns ist die Teilnahme an vielen Messen von großer Bedeutung, weshalb das Messeteam mit viel Engangement an einer steigenden Anzahl von Messen arbeitet. Wir freuen uns auf Euch!

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Bewerbungstipps, Karriere

Die perfekte Bewerbung

Hier möchten wir Euch ein paar Tipps für Eure Bewerbung und das Vorstellungsgespräch geben.

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Ausbildung bei Actemium

In der Ausbildung bei Actemium lernst Du das Grundwerkzeug für Deinen zukünftigen Beruf, egal ob im gewerblich-technischen oder im kaufmännischen Bereich. Nach erfolgreichem Abschluss besteht die Möglichkeit der Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

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