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Personalakten jetzt digital. Die Einführung eines Tools für die Personalabteilung.

Hallo, ich bin Martin, ehemaliger Azubi zum Fachinformatiker für Systemintegration bei der Actemium Cegelec GmbH. Gegen Anfang meines 3. Ausbildungsjahres wurde mir die Möglichkeit geboten, an der Einführung eines Programms für die Personalabteilung teilzunehmen.

Das Programm heißt Enaio und ist ein Tool zur Verwaltung von Personalakten und den zugehörigen Dokumenten. Eine sogenannte Enterprise Content Management-Software (ECM). Diese soll Informationen und Dokumente schnell und sicher finden, transparent verwalten, sie gezielt verteilen und revisionssicher archivieren. Es soll durch die Personalabteilung genutzt werden, um die Arbeit mit Personalakten zu vereinfachen und diese in digitalisierter Form zur Verfügung stellen. Dadurch soll eine unternehmensübergreifende Verwaltung durch die einzelnen Gesellschaften vereinfacht werden.

Damit ich einen Einblick und ein Verständnis für die Nutzung des Programmes bekommen konnte, wurde ich auf eine Schulung entsendet. Diese fand in Berlin direkt beim Hersteller statt. In der mehrtägigen Schulung lernte ich nicht nur die Anwender-Seite kennen, sondern auch was sich dahinter verbirgt, um das Programm überhaupt im eigenen Unternehmen einsetzen zu können und welche Möglichkeiten es bietet.

Nach der Schulung begannen meine Arbeiten an dem Projekt, von denen ich hier einige kurz aufzählen möchte.

Zu meinen Aufgaben bei diesem Projekt gehörten unter anderem das Abbilden der Struktur der VED-I und die Zuweisung aller Kostenstellen aus dem SAP. Des Weiteren habe ich die Software für die Personalabteilung bereitgestellt und installiert. Damit der Zugriff für die Personalabteilung möglich wurde sind die Anmeldekonten angelegt und die Berechtigungen für die einzelnen Personen erstellt bzw. verteilt worden. Somit wurde der Zugriff auf die Akten den entsprechenden Sachbearbeiter/in zugewiesen.

Folglich mussten natürlich zunächst einmal alle Dokumente digitalisiert werden. Dies geschah in mehreren Schritten und wurde dann den einzelnen Personen zugeordnet. Für die Zukunft sind natürlich noch weitere Funktionen geplant, die in dem Programm abgebildet werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel automatisierte Abläufe, um die Arbeit unter den Mitgliedern der Personalabteilung zu erleichtern.

Das Projekt hat mir sehr viel Spaß bereitet. Der Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen war eine interessante Erfahrung für mich als Azubi. Zum Abschluss kann ich sagen, dass ich mich freue als Azubi die Möglichkeit erhalten zu haben sich in ein solches Projekt einzubringen.

Martin

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Abteilung Kommunikation/Marketing

Im Bereich Kommunikation & Marketing herrscht häufig ein kunterbuntes Durcheinander an Zeitungen, Werbeartikeln, Bannern und vielem mehr. Bei uns sind Vielseitigkeit und Kreativität gefragt. Wir kümmern uns im interne und externe Kommunikation.

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Abteilung IT Services

Was ist unsere Aufgabe?

Die IT als umfassender Begriff für die digitale Erfassung, Übertragung und Verarbeitung von Daten und ist heute elementarer Bestandteil unseres privaten und beruflichen Alltags.

Die IT hat grundsätzlich die Aufgabe, die Infrastruktur für die Bürokommunikation des Unternehmens zu betreiben bzw. zu überwachen, die vorgegebenen Standards für Hardware, Software und die IT-Sicherheit umzusetzen und den Benutzersupport zu gewährleisten.

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Abteilung Personal

Die Personalabteilung ist in 3 Bereiche gegliedert: Service Personal, Entgeltabrechnung und die Auslandsabteilung. Die Beratung der Mitarbeiter gehört zum Tagesgeschäft aller drei Bereiche. Continue Reading

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Abteilung Controlling

Das Controlling befasst sich im Allgemeinen mit der Planung, Steuerung und Kontrolle von Unternehmenszielen. Mit Hilfe unseres Methodenwissens unterstützen wir hierbei die Geschäftsleitung und Abteilungsleitung bei der Erreichung von strategischen und operativen Zielen. Continue Reading

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Abteilung Buchhaltung

Buchhaltung als Meilenstein in der Ausbildung

Wie ist die Buchhaltung bei Actemium aufgebaut und welche Aufgaben hat die Abteilung?

Die Buchhaltung ist verantwortlich für den gesamten Zahlungsverkehr innerhalb des Unternehmens. Sie ist aufgeteilt in verschiedene Bereiche, wie z.B. Lieferanten, Kunden, Anlagen und Banken. In dieser Abteilung dreht es sich hauptsächlich um die Prüfung eingehender Rechnungen, die Klärung von Differenzen, die Kontierung verschiedener Leistungen, die Verbuchung der Rechnungen bis hin zur Erstellung von Ausgangsrechnungen und um die Verbuchung von Zahlungseingängen. Continue Reading

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