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Personalakten jetzt digital. Die Einführung eines Tools für die Personalabteilung.

Hallo, ich bin Martin, ehemaliger Azubi zum Fachinformatiker für Systemintegration bei der Actemium Cegelec GmbH. Gegen Anfang meines 3. Ausbildungsjahres wurde mir die Möglichkeit geboten, an der Einführung eines Programms für die Personalabteilung teilzunehmen.

Das Programm heißt Enaio und ist ein Tool zur Verwaltung von Personalakten und den zugehörigen Dokumenten. Eine sogenannte Enterprise Content Management-Software (ECM). Diese soll Informationen und Dokumente schnell und sicher finden, transparent verwalten, sie gezielt verteilen und revisionssicher archivieren. Es soll durch die Personalabteilung genutzt werden, um die Arbeit mit Personalakten zu vereinfachen und diese in digitalisierter Form zur Verfügung stellen. Dadurch soll eine unternehmensübergreifende Verwaltung durch die einzelnen Gesellschaften vereinfacht werden.

Damit ich einen Einblick und ein Verständnis für die Nutzung des Programmes bekommen konnte, wurde ich auf eine Schulung entsendet. Diese fand in Berlin direkt beim Hersteller statt. In der mehrtägigen Schulung lernte ich nicht nur die Anwender-Seite kennen, sondern auch was sich dahinter verbirgt, um das Programm überhaupt im eigenen Unternehmen einsetzen zu können und welche Möglichkeiten es bietet.

Nach der Schulung begannen meine Arbeiten an dem Projekt, von denen ich hier einige kurz aufzählen möchte.

Zu meinen Aufgaben bei diesem Projekt gehörten unter anderem das Abbilden der Struktur der VED-I und die Zuweisung aller Kostenstellen aus dem SAP. Des Weiteren habe ich die Software für die Personalabteilung bereitgestellt und installiert. Damit der Zugriff für die Personalabteilung möglich wurde sind die Anmeldekonten angelegt und die Berechtigungen für die einzelnen Personen erstellt bzw. verteilt worden. Somit wurde der Zugriff auf die Akten den entsprechenden Sachbearbeiter/in zugewiesen.

Folglich mussten natürlich zunächst einmal alle Dokumente digitalisiert werden. Dies geschah in mehreren Schritten und wurde dann den einzelnen Personen zugeordnet. Für die Zukunft sind natürlich noch weitere Funktionen geplant, die in dem Programm abgebildet werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel automatisierte Abläufe, um die Arbeit unter den Mitgliedern der Personalabteilung zu erleichtern.

Das Projekt hat mir sehr viel Spaß bereitet. Der Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen war eine interessante Erfahrung für mich als Azubi. Zum Abschluss kann ich sagen, dass ich mich freue als Azubi die Möglichkeit erhalten zu haben sich in ein solches Projekt einzubringen.

Martin

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Zwei Ausbildungsberufe im Vergleich

Mit dem Beginn einer dualen Berufsausbildung bei Actemium stehen einem alle Türen offen, denn sie verspricht praxisnahes lernen und für viele einen schnellen Einstieg in das Berufsleben. Nichtsdestotrotz sollte die Wahl des Ausbildungsberufs gut durchdacht sein, denn sie begleitet einen über mehrere Jahre hinweg und legt den Grundstein für die zukünftige Berufslaufbahn. Da sich aber manche Ausbildungsberufe inhaltlich nur minimal voneinander unterscheiden, gestaltet sich die Entscheidung oftmals schwierig. Um euch diese zu erleichtern, geht es in diesem Beitrag um die Unterschiede der zwei Ausbildungsberufe Industriekaufmann/-frau und Bürokaufmann/-frau, in denen wir, Leon und Annabell, zurzeit bei Actemium ausgebildet werden.

 

Der
Ausbildungsberuf Industriekaufmann/-frau

Eine Ausbildung zum Industriekaufmann/-frau bei Actemium ist alles andere als eintönig, und wer Angst hat ausschließlich monotone Büroarbeit zu verrichten, kann beruhigt sein. Während der Praxisphase durchläuft man eine Vielzahl interessanter Abteilungen, in denen man immer wieder aufs Neue gefordert wird. Je nach Abteilung sind telefonische Verhandlungen mit Lieferanten oder die finanzielle Betreuung eines Projekts Teil des Berufsalltags und gute Englischkenntnisse sind quasi ein Muss für jeden Industriekaufmann. Neben Einblicken in die Personalabteilung als auch in den Einkauf, lernt man wie man sich und seine Arbeit strukturiert und organisiert sowie die wirtschaftlichen Grundlagen des internen und externen Rechnungswesens.

Hat man gerade keine Praxisphase, befindet man sich in der Berufsschule und wird auf die IHK-Abschlussprüfung vorbereitet. Hier durchläuft man mehrere interessante Lernfelder, welche sich vom Erfassen und Dokumentieren von Wertströmen über die Personalwirtschaft bis hin zum Erstellen eine Unternehmensstrategie erstrecken. Man lernt Investitions- und Finanzierungsprozesse zu planen und umzusetzen, verschiedene Verhandlungsstrategien, um möglichst wirtschaftlich einzukaufen, wie man einen Jahresabschluss durchführt und vieles mehr.

Ist die duale Berufsausbildung abgeschlossen stehen einem alle Türen offen. Hat man sich gut in das Team integriert und entsprechende Leistungen erbracht kann man übernommen werden und sofort ins Berufsleben eintauchen. Du hast also die mittlere Reife erreicht, kannst gut mit Zahlen und bist ein wahres Organisationstalent? Dann scheint eine Ausbildung zum Industriekaufmann bei Actemium genau das richtige für dich zu sein..

Der
Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement

Ist man einmal als
Kauffrau/-mann für Büromanagement ausgebildet, hat man den ersten Grundstein
für eine erfolgreiche Berufslaufbahn gelegt und dir stehen alle Wege offen.
Denn in welchen heutigen Unternehmen gibt es keine Büroarbeitsplätze? Als
Voraussetzung für die Ausbildung ist eine gute Mittlere Reife gewünscht und
dann kann es schon losgehen.

Actemium wird dir eine weite
Brandbreite an Einblicken in die Berufswelt und die zu lernenden Themen und
Fähigkeiten geben können. Aufgrund der Größe unseres Unternehmens und der guten
Kommunikation ist es den Azubis möglich durch die verschiedenen Abteilungen
unseres Unternehmens zu
rotieren. In der Personalabteilung, Entgeltabrechnung, Finanzbuchhaltung und
unserem Einkauf wirst du arbeiten und lernen können.

Vor allem wirst du einen Großteil deiner Ausbildung in
unserer firmeneigenen Akademie verbringen, da in diesem Fachbereich besonders
deine organisatorischen Fähigkeiten gefördert werden. Die Ausbildung
geht in der Regel drei Jahre. Die zu lernenden Themen werden über eine
Berufsschule und den Betrieb abgedeckt. Bei guter Führung können Azubis ihre
Ausbildung auf 2-2 1/5 Jahre verkürzen.

Zur Prüfung stehen den Azubis
weiter Wahlqualifikationen zur Auswahl. Für eine, von der IHK gestellten
Wahlqualifikationen, entscheidest du dich vor dem Beginn deiner Ausbildung. Für
mich habe ich die Wahlqualifikation „Assistenz
und Sekretariat“ ausgewählt, da mich dieser Arbeitsbereich besonders
interessiert und ich mich gerne dahin entwickeln möchte.

Annabell & Leon

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Mein Einsatz in Köln

Während einer Ausbildung zum Industriekaufmann durchläuft man in der Regel alle Abteilungen seines Ausbildungsbetriebs, man lernt grundlegende Aufgaben zu lösen, und arbeitet einer Vielzahl von Kollegen zu. Was viele in dieser Zeit vermissen, sind Abwechslungsreiche Aufgabengebiete, die Möglichkeit Eigeninitiative zu übernehmen und vor allem, sein Ausbildungsunternehmen auch mal aus einem anderen Blickwinkel zu  betrachten.

Um mir dies zu ermöglichen, hatte sich meine Ausbildungsbetreuerin bei Actemium etwas Besonderes ausgedacht, denn für meinen nächsten Einsatz, sollte es zum Schwesterunternehmen Axians nach Köln gehen. Axians ist die ICT Marke von Vinci Energies und dient seinen Kunden als 360° Partner von IT-Infrastrukturen, über smarte Lösungen und Branchensoftware bis hin zum IT-Betrieb oder Services. Der Standort in Köln mit integriertem Lager, fungiert als Schnittstelle für alle Hardware Lieferungen, und verteilt diese von dort aus in die ganze Welt. Da Logistik ein Teil jeder Industriekaufmannausbildung ist war dies natürlich ideal, und ich konnte meinen Einsatz kaum abwarten.

In Köln angekommen, fiel mir sofort die angenehme Arbeitsatmosphäre auf, die wie mir gesagt wurde, für IT-Unternehmen so üblich ist. Ich wurde jedem vorgestellt und anschließend ins Lager gebracht. Dort türmten sich Palettenweise Elektronikzubehör, welches eingelagert oder für den Versand vorbereitet wurde. Viele Arbeitsschritte wie der Wareneingang liefen elektronisch ab, um einen Überblick über die vielen LKW Ladungen zu behalten, die täglich im Lager eintrafen. Andere Aufgaben hingegen wurden wie gewohnt per Hand erledigt, wie zum Beispiel das Packen und Sichern von Paletten, welche für den Weitertransport vorbereitet werden mussten. Nachdem ich über Arbeitssicherheit sowie meine Aufgaben der nächsten 3 Wochen informiert wurde, war mein erster Tag auch schon vorbei, und ich durfte mich auf den Weg ins Hotel machen, welches mir für meinen Aufenthalt in Köln, von Actemium gestellt wurde.

Die
darauffolgenden Wochen vergingen wie im Flug. Ich durfte beim bevorstehenden
Umzug mithelfen, unzählige Paletten entgegennehmen, anschließend den
Wareneingang überprüfen und Palletten für den Transport vorbereiten. Die Arbeit
war sehr abwechslungsreich, und auch wenn ich körperliche Arbeit wie diese, aus
meinem Büroalltag nicht gewohnt war, machte es mir, vor allem durch die
angenehme Arbeitsatmosphäre, sehr viel Spaß. Die Arbeit aus der Sicht eines
Lagerarbeiters der Axians zu betrachten, hat mir geholfen das Unternehmen
VINCI-Energies noch besser zu verstehen und dessen Struktur und Aufbau
nachzuvollziehen. Auch wenn ich in diesen drei Wochen nicht mit den typischen
Aufgaben eines Industriekaufmanns konfrontiert wurde, waren sie definitiv eine
Bereicherung für meine Ausbildung.

Abschließend
noch einen herzlichen Dank an das gesamte Axians-Team in Köln, welches einen
großen Teil dazu beigetragen hat, meinen Einsatz so interessant und
abwechslungsreich zu gestallten. 

Leon

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Bachelorarbeit, Duales Studium, Unkategorisiert, Unsere Beiträge

Das Ende meines dualen Studiums

Nun ist es soweit – ich habe mein duales Studium bei Actemium beendet. Diesen Beitrag möchte ich nutzen, um meine Studenten-Zeit bei Actemium zu reflektieren und euch über meine Bachelorarbeit sowie das dazugehörige Kolloquium zu erzählen. 😊

Mein duales Studium hat in der Abteilung Einkauf gestartet. Wenn ich an meine erste Abteilung denke, verbinde ich das mit Spaß und Herausforderungen. Die Aufgaben dort haben öfter mal Überwindung gekostet, wodurch der anschließende Lerneffekt jedoch umso größer war.

Während meines Studiums habe ich auch Einblicke in die Akademie, die Finanzbuchhaltung, die Entgeltabrechnung sowie in den Bereich Finanzen und Controlling erhalten. In der Akademie habe ich größtenteils organisatorische Aufgaben übernommen wie zum Beispiel Schulungsunterlagen vorbereiten, Anmeldungen zu Schulungen vornehmen und Catering organisieren. In der Finanzbuchhaltung war ich im Bereich der Kreditorenbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung tätig. Dazugehörige Aufgaben waren zum Beispiel Rechnungen buchen und anfordern, Kreditoren im System anlegen und erweitern sowie Anlagen anlegen und buchen. Danach war ich in der Entgeltabrechnung. Dort habe ich Bescheinigungen beantragt, neue Mitarbeiter im System erfasst und Krankmeldungen bearbeitet.

Ich war am Häufigsten im Bereich Controlling und Finanzen eingesetzt. Dort hat mir immer die Vielfältigkeit und die Selbstständigkeit gefallen. Dort habe ich die Verbindung der einzelnen Abteilungen zu verstehen gelernt sowie ein Verständnis für das System der Firma entwickelt. Es war mein Lieblingsbereich und schlussendlich auch die Abteilung, in der ich nach meinem Studium arbeiten werde.

Neben diesen Abteilungen war ich für zwei Monate in Penzberg eingeteilt. Dort habe ich neben dem kaufmännischen Bereich auch den gewerblichen Bereich kennengelernt. Ich habe Baustellen und die dazugehörigen Anlagen besucht. So konnte ich verstehen, was hinter den Projekten steckt, die ich sonst nur kaufmännisch bearbeite.

Insgesamt war meine Zeit bei Actemium sehr abwechslungsreich. Ich habe viel gelernt und wurde immer freundlich aufgenommen. Erklärungen zu Themen sind nie zu kurz geraten. 😊

Nun noch ein paar Worte zu meiner Bachelorarbeit und dem Kolloquium.  Meine Bachelorarbeit habe ich bereits in der Praxisphase des 5. Semesters geschrieben. Wir konnten unsere Bachelorarbeit ab Mitte Dezember 2019 anmelden. Circa 6 Wochen vor der Anmeldung habe ich mir eine betreuende Dozentin gesucht. Mit ihr habe ich mein Thema abgestimmt und die Grobgliederung besprochen. Die Bearbeitungszeit betrug acht Wochen. Zu Beginn habe ich eine Literaturrecherche gemacht. Eine breite Literaturbasis ist in einer wissenschaftlichen Arbeit ein bedeutsamer Faktor. Außerdem habe ich neben Actemium weitere Firmen angefragt, die ich zu meinem Thema interviewen kann, sodass der Praxisbezug geschaffen wird. Dadurch konnten die Umsetzungsmöglichkeiten in die Praxis von Experten geprüft werden. Nach der Anfertigung habe ich mir noch circa 10 Tage Zeit für das Korrekturlesen, Drucken und Binden der Arbeit genommen. Als ich dann endlich meine Arbeit in den Händen hielt, war die Erleichterung sehr groß.

Ich habe bereits nach zwei Wochen den Bescheid bekommen, dass die Bachelorarbeit bestanden wurde und konnte mit meiner Dozentin einen Termin für das Kolloquium vereinbaren. Der Termin war zu Beginn des 6. Semesters.  Ich musste einen fünfminütigen freien Vortrag vorbereiten, in dem ich meine Vorgehensweise, das Ziel, die Kernpunkte und das Ergebnis der Arbeit erklären sollte. Die Prüfer waren sehr freundlich und haben versucht eine lockere Atmosphäre zu schaffen. Dadurch hat sich meine Nervosität schnell gelegt. Nach meinem Vortrag musste ich meine Bachelorarbeit verteidigen – das bedeutet, dass Fragen zur Arbeit gestellt wurden, die einen typischerweise verunsichern sollen, so dass die Prüfer merken, ob die Person hinter der Aussage seiner Bachelorarbeit steht. Danach musste ich den Raum verlassen, sodass die Prüfer sich beraten konnten. Anschließend habe ich meine Note erhalten. Das Ende des Kolloquiums hat dieses Kapitel meines Studiums beendet.

Nachdem ich beide Abschlussprüfungen beendet hatte, habe ich gemerkt, dass es keinen Grund für Zweifel und Ängste gab. Es ist normal, dass in dieser Zeit viel Stress und Druck herrscht. Jedoch sollten wir immer bedenken, dass die Prüfer auch nur Menschen sind und uns eigentlich nichts Böses wollen 😉

Da mein Studium nun beendet ist, wird dies mein letzter Beitrag sein. Ich verabschiede mich vom Azubi-Blog und bedanke mich für die schöne Zeit!

Laura

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Auszubildende, Duales Studium, Unkategorisiert, Unsere Beiträge

Homeschooling in Zeiten von Corona

In diesem Jahr ist vor allem die Corona-Krise sehr präsent. Nicht nur in den Betrieben hinterlässt sie ihre Spuren, sondern auch für uns Auszubildende und Duale Studenten hat sie Auswirkungen auf unsere Ausbildung. So machten die bundesweiten Einschränkungen auch nicht vor dem Schul- und Universitätssystemen halt. Präsenzveranstaltungen waren nicht mehr möglich, so dass alle Inhalte über Online-Veranstaltungen vermittelt werden sollten.

Um euch zu zeigen, wie wir mit den Veränderungen unserer Ausbildung aufgrund der Corona-Pandemie umgegangen sind, haben wir unseren Azubis und Duale Studenten folgende Fragen gestellt:

1. Wie hat Homeschooling bei dir stattgefunden?

2. Welche Vorteile/Nachteile gab es dadurch für dich?

3. Konnten Prüfunen stattfinden? Wenn ja, wie?

4. Wie hat Actemium dich beim Homeschooling unterstützt?

5. Wie kamst du mit dem Homeschooling zurecht (technisch/persönlich/organisatorisch)?

6. Was konntest du aus dem Homeschooling lernen?

Schaut man sich nun die Antworten unserer Azubis und Dualen Studenten an so stellt man gleich eine gewissen Ähnlichkeit der Wahrnehmung jedes Einzelnen fest.

Zusammengefasst hat die Corona-Pandemie mit Sicherheit allen ermöglicht, ihren Tagesablauf etwas flexibler zu gestalten. Natürlich war dabei auch ein hohes Maß an organisatorischer Fähigkeit und Selbstdisziplin gefragt. Allerdings war dies aufgrund der tollen Unterstützung von Actemium und der Bereitschaft unserer Azubis kein Problem. Wir haben die Situation gemeistert!

Fakt ist, dass dieser Zustand natürlich nicht für immer bleibt und auch wir hoffen, dass sich die Situation bald wieder verbessert. Im Zuge dessen, möchten wir allen weiterhin viel Erfolg in dieser schwierigen Zeit wünschen. Vielleicht sind unsere Erfahrungen und unsere Tipps für den ein oder anderen hilfreich. Gebt uns gerne ein Feedback dazu.

 

Euer Redaktionsteam 

Laura, Greta, Michelle und Annabell

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Azubiausflug: Escape Room

“Nicht der Beginn wird belohnt, sondern einzig und allein das Durchhalten.” – Katharina von Siena

Durchhalten – mit diesem Wort möchte ich meinen ersten Blogbeitrag beginnen.

Durchhalten ist ein großes Wort – gerade im Kontext zum Thema Ausbildung. Die Ausbildungszeit ist für jeden jungen Menschen eine sehr spannende aber auch lehrreiche Zeit. Viele neue Eindrücke, Abteilungswechsel, neue Kollegen, Schulstoff und die Prüfungsvorbereitungen warten auf die Azubis. Am Ende winkt dann die große Belohnung – der erfolgreiche Abschluss der Ausbildung.

Auch bei unserem AzubiEvent stand “Durchhalten” ganz oben auf der Prioritätenliste.

Für unsere Azubis ging es nämlich in einen EscapeRoom in die Frankfurter Innenstadt. Wir wurden in einen Raum eingeschlossen und hatten 60 Minuten Zeit, das Rätsel zu lösen und aus dem Raum zu entkommen.

Das Rätsel “Ocean´s Challenge” – Wer hat die Filmreihe Oceans 11 und Co. nicht gesehen?!

Als Komplizen von Danny Ocean war es die Aufgabe unserer Azubis in eine private Galerie einzubrechen, um einen bestimmten Gegenstand zu finden. Denn nur mit diesem Gegenstand ist der Ausbruch aus der Galerie/dem EscapeRoom möglich. 

60 Minuten Teamwork – 60 Minuten Brainstormen – 60 Minuten Kreativität – 60 Minuten Durchhalten

Es war toll zu beobachten, wie die Azubis beim Lösen des Rätsels noch enger zusammenwuchsen und jeder einzelne von ihnen seine ganz individuellen Stärken zum Gewinnen der Challenge einsetze.

Und das Durchhalten und Zusammenarbeiten sollte belohnt werden – nach 60 Minuten fanden sie des Rätsels Lösung und konnten uns alle aus dem EscapeRoom befreien.

Zur Belohnung ging es danach noch ausgefallene Burger schlemmen und wir ließen den Abend in lockerer Atmosphäre ausklingen.

Den krönenden Abschluss feierte jedoch unser Dessert. Uns wurde ein Insektenbratling serviert. Ihr habt richtig gelesen – Insekten. Hättet ihr euch getraut davon zu kosten?

Alles in Allem betrachtet, war es ein richtig tolles AzubiEvent was sicherlich in der Zukunft (nach der Corona-Pandemie) wiederholt wird. Ihr dürft gespannt bleiben.

Viele Grüße,

Svenja Sievering

Ausbilderin

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