Personalakten jetzt digital. Die Einführung eines Tools für die Personalabteilung.
Hallo, ich bin Martin, ehemaliger Azubi zum Fachinformatiker für Systemintegration bei der Actemium Cegelec GmbH. Gegen Anfang meines 3. Ausbildungsjahres wurde mir die Möglichkeit geboten, an der Einführung eines Programms für die Personalabteilung teilzunehmen.

Das Programm heißt Enaio und ist ein Tool zur Verwaltung von Personalakten und den zugehörigen Dokumenten. Eine sogenannte Enterprise Content Management-Software (ECM). Diese soll Informationen und Dokumente schnell und sicher finden, transparent verwalten, sie gezielt verteilen und revisionssicher archivieren. Es soll durch die Personalabteilung genutzt werden, um die Arbeit mit Personalakten zu vereinfachen und diese in digitalisierter Form zur Verfügung stellen. Dadurch soll eine unternehmensübergreifende Verwaltung durch die einzelnen Gesellschaften vereinfacht werden.
Damit ich einen Einblick und ein Verständnis für die Nutzung des Programmes bekommen konnte, wurde ich auf eine Schulung entsendet. Diese fand in Berlin direkt beim Hersteller statt. In der mehrtägigen Schulung lernte ich nicht nur die Anwender-Seite kennen, sondern auch was sich dahinter verbirgt, um das Programm überhaupt im eigenen Unternehmen einsetzen zu können und welche Möglichkeiten es bietet.
Nach der Schulung begannen meine Arbeiten an dem Projekt, von denen ich hier einige kurz aufzählen möchte.
Zu meinen Aufgaben bei diesem Projekt gehörten unter anderem das Abbilden der Struktur der VED-I und die Zuweisung aller Kostenstellen aus dem SAP. Des Weiteren habe ich die Software für die Personalabteilung bereitgestellt und installiert. Damit der Zugriff für die Personalabteilung möglich wurde sind die Anmeldekonten angelegt und die Berechtigungen für die einzelnen Personen erstellt bzw. verteilt worden. Somit wurde der Zugriff auf die Akten den entsprechenden Sachbearbeiter/in zugewiesen.
Folglich mussten natürlich zunächst einmal alle Dokumente digitalisiert werden. Dies geschah in mehreren Schritten und wurde dann den einzelnen Personen zugeordnet. Für die Zukunft sind natürlich noch weitere Funktionen geplant, die in dem Programm abgebildet werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel automatisierte Abläufe, um die Arbeit unter den Mitgliedern der Personalabteilung zu erleichtern.
Das Projekt hat mir sehr viel Spaß bereitet. Der Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen war eine interessante Erfahrung für mich als Azubi. Zum Abschluss kann ich sagen, dass ich mich freue als Azubi die Möglichkeit erhalten zu haben sich in ein solches Projekt einzubringen.
Martin
Zwei Ausbildungsberufe im Vergleich
Mit dem Beginn einer dualen Berufsausbildung bei Actemium stehen einem alle Türen offen, denn sie verspricht praxisnahes lernen und für viele einen schnellen Einstieg in das Berufsleben. Nichtsdestotrotz sollte die Wahl des Ausbildungsberufs gut durchdacht sein, denn sie begleitet einen über mehrere Jahre hinweg und legt den Grundstein für die zukünftige Berufslaufbahn. Da sich aber manche Ausbildungsberufe inhaltlich nur minimal voneinander unterscheiden, gestaltet sich die Entscheidung oftmals schwierig. Um euch diese zu erleichtern, geht es in diesem Beitrag um die Unterschiede der zwei Ausbildungsberufe Industriekaufmann/-frau und Bürokaufmann/-frau, in denen wir, Leon und Annabell, zurzeit bei Actemium ausgebildet werden.
Der
Ausbildungsberuf Industriekaufmann/-frau
Eine Ausbildung zum Industriekaufmann/-frau bei Actemium ist alles andere als eintönig, und wer Angst hat ausschließlich monotone Büroarbeit zu verrichten, kann beruhigt sein. Während der Praxisphase durchläuft man eine Vielzahl interessanter Abteilungen, in denen man immer wieder aufs Neue gefordert wird. Je nach Abteilung sind telefonische Verhandlungen mit Lieferanten oder die finanzielle Betreuung eines Projekts Teil des Berufsalltags und gute Englischkenntnisse sind quasi ein Muss für jeden Industriekaufmann. Neben Einblicken in die Personalabteilung als auch in den Einkauf, lernt man wie man sich und seine Arbeit strukturiert und organisiert sowie die wirtschaftlichen Grundlagen des internen und externen Rechnungswesens.
Hat man gerade keine Praxisphase, befindet man sich in der Berufsschule und wird auf die IHK-Abschlussprüfung vorbereitet. Hier durchläuft man mehrere interessante Lernfelder, welche sich vom Erfassen und Dokumentieren von Wertströmen über die Personalwirtschaft bis hin zum Erstellen eine Unternehmensstrategie erstrecken. Man lernt Investitions- und Finanzierungsprozesse zu planen und umzusetzen, verschiedene Verhandlungsstrategien, um möglichst wirtschaftlich einzukaufen, wie man einen Jahresabschluss durchführt und vieles mehr.
Ist die duale Berufsausbildung abgeschlossen stehen einem alle Türen offen. Hat man sich gut in das Team integriert und entsprechende Leistungen erbracht kann man übernommen werden und sofort ins Berufsleben eintauchen. Du hast also die mittlere Reife erreicht, kannst gut mit Zahlen und bist ein wahres Organisationstalent? Dann scheint eine Ausbildung zum Industriekaufmann bei Actemium genau das richtige für dich zu sein..
Der
Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement
Ist man einmal als
Kauffrau/-mann für Büromanagement ausgebildet, hat man den ersten Grundstein
für eine erfolgreiche Berufslaufbahn gelegt und dir stehen alle Wege offen.
Denn in welchen heutigen Unternehmen gibt es keine Büroarbeitsplätze? Als
Voraussetzung für die Ausbildung ist eine gute Mittlere Reife gewünscht und
dann kann es schon losgehen.
Actemium wird dir eine weite
Brandbreite an Einblicken in die Berufswelt und die zu lernenden Themen und
Fähigkeiten geben können. Aufgrund der Größe unseres Unternehmens und der guten
Kommunikation ist es den Azubis möglich durch die verschiedenen Abteilungen
unseres Unternehmens zu
rotieren. In der Personalabteilung, Entgeltabrechnung, Finanzbuchhaltung und
unserem Einkauf wirst du arbeiten und lernen können.
Vor allem wirst du einen Großteil deiner Ausbildung in
unserer firmeneigenen Akademie verbringen, da in diesem Fachbereich besonders
deine organisatorischen Fähigkeiten gefördert werden. Die Ausbildung
geht in der Regel drei Jahre. Die zu lernenden Themen werden über eine
Berufsschule und den Betrieb abgedeckt. Bei guter Führung können Azubis ihre
Ausbildung auf 2-2 1/5 Jahre verkürzen.
Zur Prüfung stehen den Azubis
weiter Wahlqualifikationen zur Auswahl. Für eine, von der IHK gestellten
Wahlqualifikationen, entscheidest du dich vor dem Beginn deiner Ausbildung. Für
mich habe ich die Wahlqualifikation „Assistenz
und Sekretariat“ ausgewählt, da mich dieser Arbeitsbereich besonders
interessiert und ich mich gerne dahin entwickeln möchte.
Annabell & Leon
Das Ende meines dualen Studiums
Nun ist es soweit – ich habe mein duales Studium bei Actemium beendet. Diesen Beitrag möchte ich nutzen, um meine Studenten-Zeit bei Actemium zu reflektieren und euch über meine Bachelorarbeit sowie das dazugehörige Kolloquium zu erzählen. 😊
Mein duales Studium hat in der Abteilung Einkauf gestartet. Wenn ich an meine erste Abteilung denke, verbinde ich das mit Spaß und Herausforderungen. Die Aufgaben dort haben öfter mal Überwindung gekostet, wodurch der anschließende Lerneffekt jedoch umso größer war.
Während meines Studiums habe ich auch Einblicke in die Akademie, die Finanzbuchhaltung, die Entgeltabrechnung sowie in den Bereich Finanzen und Controlling erhalten. In der Akademie habe ich größtenteils organisatorische Aufgaben übernommen wie zum Beispiel Schulungsunterlagen vorbereiten, Anmeldungen zu Schulungen vornehmen und Catering organisieren. In der Finanzbuchhaltung war ich im Bereich der Kreditorenbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung tätig. Dazugehörige Aufgaben waren zum Beispiel Rechnungen buchen und anfordern, Kreditoren im System anlegen und erweitern sowie Anlagen anlegen und buchen. Danach war ich in der Entgeltabrechnung. Dort habe ich Bescheinigungen beantragt, neue Mitarbeiter im System erfasst und Krankmeldungen bearbeitet.
Ich war am Häufigsten im Bereich Controlling und Finanzen eingesetzt. Dort hat mir immer die Vielfältigkeit und die Selbstständigkeit gefallen. Dort habe ich die Verbindung der einzelnen Abteilungen zu verstehen gelernt sowie ein Verständnis für das System der Firma entwickelt. Es war mein Lieblingsbereich und schlussendlich auch die Abteilung, in der ich nach meinem Studium arbeiten werde.
Neben diesen Abteilungen war ich für zwei Monate in Penzberg eingeteilt. Dort habe ich neben dem kaufmännischen Bereich auch den gewerblichen Bereich kennengelernt. Ich habe Baustellen und die dazugehörigen Anlagen besucht. So konnte ich verstehen, was hinter den Projekten steckt, die ich sonst nur kaufmännisch bearbeite.
Insgesamt war meine Zeit bei Actemium sehr abwechslungsreich. Ich habe viel gelernt und wurde immer freundlich aufgenommen. Erklärungen zu Themen sind nie zu kurz geraten. 😊
Nun noch ein paar Worte zu meiner Bachelorarbeit und dem Kolloquium. Meine Bachelorarbeit habe ich bereits in der Praxisphase des 5. Semesters geschrieben. Wir konnten unsere Bachelorarbeit ab Mitte Dezember 2019 anmelden. Circa 6 Wochen vor der Anmeldung habe ich mir eine betreuende Dozentin gesucht. Mit ihr habe ich mein Thema abgestimmt und die Grobgliederung besprochen. Die Bearbeitungszeit betrug acht Wochen. Zu Beginn habe ich eine Literaturrecherche gemacht. Eine breite Literaturbasis ist in einer wissenschaftlichen Arbeit ein bedeutsamer Faktor. Außerdem habe ich neben Actemium weitere Firmen angefragt, die ich zu meinem Thema interviewen kann, sodass der Praxisbezug geschaffen wird. Dadurch konnten die Umsetzungsmöglichkeiten in die Praxis von Experten geprüft werden. Nach der Anfertigung habe ich mir noch circa 10 Tage Zeit für das Korrekturlesen, Drucken und Binden der Arbeit genommen. Als ich dann endlich meine Arbeit in den Händen hielt, war die Erleichterung sehr groß.
Ich habe bereits nach zwei Wochen den Bescheid bekommen, dass die Bachelorarbeit bestanden wurde und konnte mit meiner Dozentin einen Termin für das Kolloquium vereinbaren. Der Termin war zu Beginn des 6. Semesters. Ich musste einen fünfminütigen freien Vortrag vorbereiten, in dem ich meine Vorgehensweise, das Ziel, die Kernpunkte und das Ergebnis der Arbeit erklären sollte. Die Prüfer waren sehr freundlich und haben versucht eine lockere Atmosphäre zu schaffen. Dadurch hat sich meine Nervosität schnell gelegt. Nach meinem Vortrag musste ich meine Bachelorarbeit verteidigen – das bedeutet, dass Fragen zur Arbeit gestellt wurden, die einen typischerweise verunsichern sollen, so dass die Prüfer merken, ob die Person hinter der Aussage seiner Bachelorarbeit steht. Danach musste ich den Raum verlassen, sodass die Prüfer sich beraten konnten. Anschließend habe ich meine Note erhalten. Das Ende des Kolloquiums hat dieses Kapitel meines Studiums beendet.
Nachdem ich beide Abschlussprüfungen beendet hatte, habe ich gemerkt, dass es keinen Grund für Zweifel und Ängste gab. Es ist normal, dass in dieser Zeit viel Stress und Druck herrscht. Jedoch sollten wir immer bedenken, dass die Prüfer auch nur Menschen sind und uns eigentlich nichts Böses wollen 😉
Da mein Studium nun beendet ist, wird dies mein letzter Beitrag sein. Ich verabschiede mich vom Azubi-Blog und bedanke mich für die schöne Zeit!
Laura